Arbeitsvorlage

Arbeitsmittelversion 1.3 · Stand: 1. November 2026 · Status: Arbeitsvorlage – nicht freigegeben

Zweck

Diese Regel hilft unserem Unternehmen, generative KI kontrolliert einzusetzen. Sie soll nützliche Anwendungen ermöglichen und zugleich verhindern, dass Personendaten, vertrauliche Informationen, Zugangsdaten oder Geschäftsgeheimnisse unkontrolliert an nicht freigegebene Dienste gelangen. Sie ergänzt Datenschutz-, Informationssicherheits-, Beschaffungs- und Notfallvorgaben.

Geltungsbereich: Diese Regel gilt für Mitarbeitende, temporäre Mitarbeitende, externe Personen mit Zugriff auf Unternehmensdaten und beauftragte Dienstleister, soweit vertraglich vereinbart. Sie gilt für eigenständige KI-Werkzeuge, KI-Funktionen in bestehenden Anwendungen, KI-Agenten, Browser-Erweiterungen, Schnittstellen und private Konten, wenn sie für Unternehmenszwecke genutzt werden.

Anwendung in drei Fragen

Beantworten Sie die Fragen vor jeder neuen oder unklaren KI-Nutzung. Bei «Nein» oder «unklar» darf der Anwendungsfall nicht einfach weiterlaufen; wenden Sie sich an die unten genannte Stelle.

1. Ist das Werkzeug im KI-Inventar als freigegeben aufgeführt?

☐ Ja ☐ Nein ☐ Unklar

1. Entspricht die Eingabe der zulässigen Datenklasse und dem freigegebenen Zweck?

☐ Ja ☐ Nein ☐ Unklar

1. Bleibt eine fachlich verantwortliche Person für Prüfung und Entscheid zuständig?

☐ Ja ☐ Nein ☐ Unklar

Interne Anlaufstelle für Freigaben und Meldungen:

Name/Rolle: ______________________________ Kontakt: ______________________________

Datenklassen und Prompt-Regeln

Das BACS nennt ein unbedacht in ein KI-Tool eingegebenes internes Dokument als Beispiel für Oversharing. Diese Vorlage legt deshalb Datenklassen und Freigaben fest; sie ersetzt keine Prüfung des konkreten Dienstes, Datenflusses oder Vertrags.^[6]

Die gemeinsame EDÖB/BACS-Kampagne vom 16. Oktober 2026 hebt Risiken für Daten von Kundinnen und Kunden, Patientinnen und Patienten sowie Mitarbeitenden hervor. Die Hinweise bekräftigen die Anwendung des bestehenden DSG, ohne eine neue Pflicht oder Frist einzuführen. ^[8]

Das BACS empfiehlt geschäftliche Business- oder Enterprise-Zugänge statt privater Konten, soweit möglich, sowie die Prüfung der Trainingsnutzung und vorhandener Opt-out-Möglichkeiten. Dokumentieren Sie diese Punkte vor der Freigabe; ein Tarifname oder ein Opt-out ersetzt nicht die Prüfung der konkreten Datenflüsse und Vertragsbedingungen. ^[7]

Erlaubt, freigabepflichtig, untersagt

Erlaubte Nutzung

☐ Werkzeug ist im Inventar freigegeben und das Geschäftskonto wird verwendet.

☐ Zweck: Formulierung, Ideensammlung, Übersetzung oder Zusammenfassung öffentlicher Inhalte.

☐ Keine Personendaten, vertraulichen Informationen, Zugangsdaten oder Geheimnisse im Prompt.

☐ Eine verantwortliche Person prüft das Ergebnis vor interner oder externer Verwendung.

☐ Das Ergebnis wird nicht als alleinige Grundlage für eine folgenreiche Entscheidung verwendet.

Freigabepflichtige Nutzung

☐ Interne oder vertrauliche Daten, Personendaten, Kundenkommunikation oder nicht publizierter Code sind betroffen.

☐ Eine Schnittstelle, ein Upload, ein neuer KI-Assistent, ein Agent mit Toolzugriff oder eine eingebettete KI-Funktion soll aktiviert werden.

☐ Das Ergebnis beeinflusst Personal-, Kunden-, Zugangs-, Finanzierungs- oder andere erhebliche Entscheide.

☐ Datenort, Empfänger, Vertrag, Datenbearbeitung im Auftrag und Schutzmassnahmen müssen geprüft werden.

☐ Für einen Agenten sind eigene Identität, zulässige Tools, minimale Rechte, Umfang und gegebenenfalls Laufzeit dokumentiert.

☐ Für folgenreiche oder schwer rückgängig zu machende Aktionen ist ein menschlicher Freigabepunkt durch die zuständige Stelle bestimmt; der Agent entscheidet nicht selbst darüber. ^[11]

☐ Die zuständige Stelle hat den Anwendungsfall schriftlich freigegeben.

Untersagte Nutzung

☐ Keine vertraulichen Inhalte in nicht freigegebene Werkzeuge oder private Konten eingeben.

☐ Keine Passwörter, privaten Schlüssel, Zugangstoken, Wiederherstellungscodes oder Konfigurationsgeheimnisse eingeben.

☐ Keine besonders schützenswerten Personendaten oder Geheimnisse hochladen, wenn kein spezifisch geprüfter und freigegebener Prozess vorliegt.

☐ Keine automatisierte Einzelentscheidung mit erheblichen Folgen ohne vorgängige Fachprüfung, Transparenz und festgelegte menschliche Überprüfung.

☐ Keine Browser-Erweiterung oder KI-Schnittstelle mit Unternehmensdaten aktivieren, bevor sie inventarisiert und freigegeben ist.

☐ Keine Agenten mit ungeprüften, zu weit reichenden oder dauerhaft privilegierten Toolrechten einsetzen. ^[11]

Freigabekarte für einen KI-Anwendungsfall

Nutzen Sie diese Felder für jede freigabepflichtige Nutzung. Bei voraussichtlich hohem Risiko für Persönlichkeit oder Grundrechte ist vor dem Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 22 DSG zu prüfen.

Schutzkontrollen vor der Freigabe

Das NIST-Profil für generative KI ordnet Governance, Risikobewertung, Überwachung und Vorfallprozesse als zusammenhängende Aufgaben ein.^[4]

Die CISA-verlinkte Behördenorientierung vom 22. Oktober 2026 behandelt KI-Tokenverbrauch als Kosten- und Verfügbarkeitsrisiko. Sie empfiehlt unter anderem priorisierte Nutzung, effiziente Abläufe, Warnschwellen, Monitoring und Ausweichabläufe für wichtige Prozesse. Diese Kontrollen ersetzen nicht die Prüfung von Datenklasse, zulässigen Eingaben, Toolrechten oder Datenschutz.^{[9] [10]}

Wenn Daten versehentlich in einen Prompt gelangt sind

Sofort handeln, nicht beschönigen. Frühzeitige Meldung dient dem Schutz von Personen und Unternehmen. Die Meldung einer Person ist keine Schuldzuweisung.

Bei einem Datenabfluss empfiehlt das BACS, den Schaden zu begrenzen, die Sicherheitslücke zu finden und zu schliessen sowie weitere Abflüsse zu verhindern. Verschaffen Sie sich einen Überblick über potenziell abgeflossene Daten und das damit verbundene Risiko.^[5]

1. ☐ Keine weiteren Eingaben, Uploads oder Freigaben vornehmen; betroffene Nutzung stoppen.
2. ☐ Zugangsdaten, Token oder Schlüssel umgehend sperren oder ersetzen, falls diese offengelegt wurden.
3. ☐ Zeitpunkt, Konto, Werkzeug, Prompt/Upload, Datenklasse, betroffene Personen und vorhandene Ausgabe dokumentieren.
4. ☐ Verfügbare Protokolle und Belege nach dem internen Beweissicherungsprozess sichern; nichts vorschnell löschen.
5. ☐ Interne Anlaufstelle und IT-Sicherheitsverantwortung unverzüglich informieren.
6. ☐ Umfang, Datenfluss, mögliche Empfänger und Folgen fachlich beurteilen lassen.
7. ☐ Erforderliche Meldungen und Informationen von Datenschutz- und gegebenenfalls Rechtsfachpersonen prüfen lassen.
8. ☐ Ursache, Schutzmassnahme, Eigentümer und Termin für die Nachbearbeitung festhalten.

Review und Freigabe der Nutzungsregel

Regel freigegeben durch: ______________________________

Datum: ______________________________

Nächster Regelreview: ______________________________

Grenzen und Quellen

Diese Vorlage fasst organisatorische und technische Kontrollpunkte zusammen. Sie berücksichtigt weder branchenspezifische Geheimhaltungspflichten noch Verträge, kantonales Recht, EU-Recht oder den konkreten Funktionsumfang eines bestimmten KI-Produkts vollständig. Das Schweizer DSG ist auf KI-gestützte Bearbeitungen von Personendaten direkt anwendbar; bei hohem Risiko ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung zu prüfen. Datenschutz- und Datensicherheitsmassnahmen müssen risikobasiert festgelegt und überprüft werden.^{[1] [2] [3]}

Weiterführender Artikel: Schatten-KI im Schweizer KMU: Generative KI sicher nutzen. Für eine fachliche Begleitung bei Inventar, Datenflüssen und Risikoregeln: DKSchV-Risikomanagement.

Quellen